Sistema ERP, quando e porque implantar?

Um estudo feito pela Mckinsey mostra o impacto das várias decisões sobre os resultados operacionais: uma diminuição de 1% nos custos fixos aumenta em 2,3% a lucratividade; a diminuição de 1% nos custos variáveis aumenta o lucro em 7,8%; 1% de aumento nas vendas pode aumentar 3,3% nos lucros; 1% de aumento nos preços pode aumentar em 11% a lucratividade. Como tomar este tipo de decisão sem dispor de informações confiáveis e sem poder fazer uma simulação baseada em dados reais atualizados?

O que vem a ser sistema  ERP (Planejamento de Recursos Empresariais).

O principal benefício que uma implantação do sistema integrado de gestão ou ERP (Enterprise Resource Planning) apresenta é a otimização na utilização dos recursos humanos e materiais com a diminuição dos desperdícios de tempo e materiais.  Evidentemente,  a otimização dos recursos e redução do desperdício não dependem só de um sistema, mas qualquer otimização traz sempre enormes ganhos e redução de custos.

Vamos imaginar uma empresa com 100 fucionários. Se cada pessoa desperdiçar uma hora por dia (estou sendo muito otimista) siginifca 100 horas/dia, ou seja 100 horas divididas por oito horas/dia de trabalho = 12,5 pessoas que não trabalham na empresa. Se a implantação de um ERP permitir que cada pessoa deixe de perder uma hora por dia teremos o mesmo  ganho de 100 horas/dia ou mais 12,5 pessoas trabalhando por dia.

Isto é realmente possível? Creio que sim. Quando não há integração dos processos, existem muitas “paradas” à espera de autorização, informação, confirmação, redundância de entrada de dados (redigitação) gerando erros, retrabalhos desnecessários que resultam em mais tempo perdido e custos.

Imagina agora uma venda gerando uma ordem de serviço ou fabricação, requisição de mão de obra,  peça ou material e faz a baixa automática no estoque. O sistema emite a NF-e, o romaneio para a separação, verfica se o estoque está abaixo do mínimo, gera uma requisição de compra, alimenta o sistema financeiro para controlar os gastos  e recebimentos. Isto permite planejar, controlar os  gastos, otimizar os processos  de  produção e assim por diante.

Quando implantar um sistema ERP

Para saber se realmente sua empresa precisa implantar um ERP, basta fazer algumas perguntas. Segue abaixo exemplos de alguns questionamentos. Depois é só estimar quanto tudo isto está custando ou deixando de ganhar em um ano,  comparar com o custo de aquisição, implantação e manutenção do ERP de um ano e chegar a uma conclusão. Não precisa de nenhuma consultoria especializada para fazer isso. Veja:

– Obtenho as informações atualizadas e confiáveis de forma rápida e segura sem aquelas reniões improdutivas ou sem ter que fazer aquelas cobranças estressantes?

– Estou perdendo vendas e clientes porque não tenho informações atualizadas e confiáveis?

– Estou desperdiçando tempo, material e dinheiro devido a erros operacionais e retrabalhos?

– Entrego no prazo combinado e entrego o que vendi?

– Onde está o meu gargalo dentro do ciclo total, da venda, produção, entrega até o recebimento?

– Qual é o tempo total gasto no ciclo de venda até a entrega e recebimento?

– Quais são os produtos ou serviços que não geram resultados?

– Quanto e o que tenho no estoque ou quais são os produtos com pouco giro?

– Sei exatamente o que tenho para receber e a pagar hoje? Amanhã? Daqui 30 dias?

Estudar, planejar antes de implantar um Software de Gestão Empresarial

A decisão da escolha de um software de gestão empresarial não pode ser somente baseada no preço e nas características técnicas do sistema. Há necessidade de considerar outros aspectos.

Considerar a empresa e a cultura da empresa antes de implantar um sistema.

A empresa é constituída de pessoas. O sistema será operado por usuários. Não adianta comprar uma Ferrari se a finalidade for para transportar mercadorias. Cada ramo de atividade exige uma forma de conduzir o negócio. São formas e hábitos de trabalhar que constituem a cultura da empresa. São conhecimentos, habilidades e valores culturais conquistados ao longo dos anos que não podem ser perdidos na implantação de um sistema.

Planejar o processo de seleção do sistema de gestão empresarial.

Tendo na mente a empresa, as pessoas e a forma de operar o negócio, elaborar uma lista dos requisitos necessários para a empresa. Destacar os requisitos indispensáveis, necessários mas adaptáveis.  Nas demonstrações dos sistemas focar nos requisitos indispensáveis. Pontuar o nível de atendimento de cada quesito para poder analisar todos os fornecedores. Testar o sistema por alguns dias, fazer uma simulação real. Levantar as customizações necessárias poder atender cem por cento.

Participar ativamente do processo de implantação do sistema de gestão.

Os problemas na implantação acontecem na implantação do sistema. O ERP não é como um carro, precisa ser parametrizado para poder funcionar de acordo com as  necessidades. A empresa não conhece o sistema, o consultor de implantação não conhece a empresa. Sem a participação ativa do gestor e dos funcionários não é possível configurar o sistema adequadamente para operar de acordo com as necessidades da empresa.

O fornecedor do sistema e os serviços de manutenção e suporte aos usuários.

Os usuários de um ERP são os funcionários de diversos departamentos que necessitarão de serviço de manutenção e suporte para solucionar diversos problemas operacionais. Mudanças na legislação, na tributação, novos produtos, nova politica de preços, novos negócios, etc, etc. O sistema precisa melhorar e crescer junto com a empresa, além disso, evoluir para não ficar obsoleto tecnologicamente em curto prazo (menos de um ano). A parceria com o fornecedor do sistema será por vários anos. Por causa disso, escolher um bom fornecedor é mais importante do que o sistema em si.

Os resultados obtidos com a implantação de um sistema ERP

Um estudo realizado com várias empresas demonstram os resultados obtidos com a implantação do ERP – sistema de gestão empresarial: 32% de redução de estoques; 27% de redução de pessoal; 26% de aumento da produtividade; 20% de redução no tempo de ciclo de ordens; 19% de redução de tempo no ciclo de fechamento contábil/financeiro; 14% de redução no custo de TI; 12% na melhoria do processo de suprimentos, etc. (fonte: FILHO, LC, Implantação de sistemas ERP, São Paulo, Atlas, 2001)

Os benefícios da implantação de um sistema ERP

Diminui custos operacionais e dos retrabalhos porque elimina a necessidade de inputar a mesma infomação duas vezes utilizando duas pessoas, diminuindo também os erros. Elimina a principal causa da falta de confiabilidade das informações porque os dados vindos de dois departamentos não se casam.

Elimina os processos manuais e diminui o tempo de execução das tarefas. Padroniza os processos operacionais e melhora o fluxo da informação, aumentando  a qualidade, a produtividade e, de quebra, reduz o tempo de execução total, o tempo de resposta a clientes, além de melhorar a qualidade do retorno dado ao cliente.

Mais informações com mais qualidade e confiabilidade agiliza a tomada de decisões que passam a ser mais rápidas e seguras. Tudo isto contribui para diminuir o tempo gasto em reuniões, diminuir as incertezas,  reduzir  estoques, reduzir custos,  etc. Investir em tecnologia ERP pode significar ganhos em todas as áreas da empresa. Vale a pena tentar.

Fonte: Administradores