6 dicas para aumentar a produtividade de suas reuniões de trabalho

Com o início do ano, reuniões para traçar ações e planos são comuns. Desde uma simples conversa até uma reunião pré-agendada, muitas vezes elas não são produtivas e fazem com que o tempo utilizado seja perdido. Uma reunião boa é aquela que flui e gera resultados positivos, sem complicações. Será possível garantir o aproveitamento do tempo de uma reunião? Qual é a melhor forma de garantir produtividade e que todos os membros sejam ativos participantes? Saiba como aumentar a eficiência de suas reuniões com as dicas a seguir:

  • Defina uma pauta

Toda reunião deve ter uma pauta clara e definida de assuntos a serem tratados: uma situação problema, alternativas e uma decisão a ser tomada. É importante que os participantes saibam previamente o tema a ser tratado com antecedência.

  • Planeje

Se você vai conduzir a reunião, é de fundamental importância que invista tempo na preparação de propostas e ideias para a reunião. Se você foi convidado, também! Você pode e é esperado que contribua para boa produtividade da reunião.

  • Delimite o tempo

Toda reunião precisa de um tempo definido, tanto para começar quanto para terminar. Reuniões intermináveis não são produtivas e, por outro lado, podem não conter tempo suficiente para o debate das ideias. Para que isto não ocorra, procure encontrar um meio termo, levando em consideração o tempo necessário para que os pontos em pauta sejam discutidos, porém sem apressar decisões nem ser cansativo. Se todos os participantes contribuírem com o estudo prévio do assunto, a reunião será breve e objetiva.

  • Foque nos objetivos

Distrair-se em meio a uma reunião é fácil e comum. Por isso, todos devem procurar se ater aos temas centrais e objetivos pretendidos. Para isto, pode ser usado um quadro para captar atenção dos participantes, anotando as decisões de forma a conduzir os projetos pretendidos.

  • Tenha um líder

Toda reunião precisa de uma pessoa que toma a frente e conduza. O líder tem papel de mediar e garantir que os assuntos não se percam. É de extrema importância que alguém seja responsável pelo tempo e foco da reunião.

  • Liste as pendências

Tenha uma ata. Decisões tomadas em reuniões normalmente precisam de ações posteriores, portanto, é indispensável o registro do que foi decidido e as pendências. Também deve-se atentar para responsáveis pelas pendências e os devidos prazos. Isto faz com que a reunião tenha valido a pena.

Com estas dicas, esperamos que elas se tornem hábitos presentes no nosso dia-a-dia e que possamos ser mais produtivos.